Archivo de protocolos
El Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba tiene la administración del Archivo de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones de la Provincia de Córdoba, otorgada por ley 9363 sancionada en el año 2006 y tiene la guarda y custodia de instrumentos públicos otorgados por escribanos de la Provincia, a partir del año mil novecientos veintiséis.
El archivo es público para quienes acrediten suficientemente su interés legítimo para consultar o requerir reproducciones de los instrumentos archivados. Salvo las restricciones que se indicarán en el presente convenio, se consideran en general legitimados al efecto:
a) Abogados, escribanos, procuradores, contadores, agrimensores, ingenieros con competencia en la agrimensura, corredores públicos inmobiliarios, martilleros públicos, martilleros y peritos designados judicialmente, quienes deberán acreditar estar habilitados para el ejercicio de la profesión o función respectiva.
b) Agentes o funcionarios de organismos públicos nacionales, provinciales y municipales que, por su específica competencia, tengan relación con la documentación obrante en el Archivo.
c) Caja Notarial de Jubilaciones y Previsión Social de la Provincia de Córdoba y el Tribunal de Disciplina Notarial de la Provincia de Córdoba, a quienes además y a los fines de las consultas o inspecciones, el archivo proveerá de un espacio para la revisión de los protocolos y libros de registro de intervenciones.
d) Todos los que hayan intervenido o participado del acto notarial, así como sus sucesores universales y singulares.
e) Quienes acrediten procedente representación, autorización o delegación de las personas mencionadas en los incisos anteriores.
f) A criterio de la Dirección, podrán consultar la documentación archivada y solicitar copias simples de las misma, quienes acrediten ser historiadores, científicos o investigadores y cuya materia en estudio se vincule a la documentación archivada y previa presentación de una nota detallando los documentos a consultar y su justificación, cumpliendo, además, todos los requisitos de la cláusula siguiente.
Respecto a actos de última voluntad y reconocimiento de hijos, como así los que se consideren reservados a criterio de la Dirección, éstos solo se exhibirán a sus otorgantes o representantes con facultades expresas. Previa acreditación del fallecimiento de los otorgantes, será público para sus sucesores y para quienes acrediten interés legítimo.
Servicios al público en general
Consultas en sala
Permite el acceso a una sala para la consulta de instrumentos públicos, debiendo cumplirse el reglamento que rige en la misma.
Copia Simple y Copia Certificada
Por medio de estos servicios se obtienen reproducciones de los instrumentos públicos aquí depositados y de la documentación agregada a los mismos.
Testimonios
Son documentos del carácter establecido por el artículo 299 del Código Civil y Comercial de la Nación. Podrán solicitarse segundos o ulteriores testimonios en aplicación del artículo 308 del citado Código y del Convenio marco celebrado con la Provincia de Córdoba. Su retiro se debe realizar de manera presencial por mesa de entradas.
Búsqueda por índice
Búsqueda manual por tomo
En caso de no conocerse los datos individualizantes de las actas o escrituras públicas requeridas, podrá solicitarse una búsqueda manual por tomo o búsqueda por índice para que miembros del Archivo realicen una búsqueda exhaustiva en los tomos depositados, en base a parámetros aportados por el solicitante. Respecto al último caso, su diligenciamiento estará supeditado a la existencia de índice en el tomo respectivo.
Informes
Se realizan en relación a si se encuentran aquí depositados Libros o Protocolos notariales.
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Servicio |
Plazo de entrega |
Costo |
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Consultas |
En el día |
$12000 |
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Copia simple hasta 5 fojas |
3 días hábiles |
$24000 |
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Excedente copia simple |
$2400 |
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Copia certificada hasta 5 fojas |
5 días hábiles |
$40000 |
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Excedente copia certificada |
$4000 |
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Testimonio hasta 5 fojas |
8 días hábiles |
$100000* |
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Excedente testimonio (c/u) |
$7000 |
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Reingreso de observados |
$12000 |
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Copia simple documentación adjunta a escritura hasta 5 fojas |
3 días hábiles |
$12000 |
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Copia simple documentación adjunta a escritura – excedente |
3 días hábiles |
$2400 c/hoja |
| Copia certificadas documentación adjunta a escritura hasta 3 fojas | 5 días hábiles | $12000 |
| Copia certificada documentación adjunta a escritura – excedente | 5 días hábiles | $4000 c/hoja |
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Búsqueda de escritura por índice por año |
10 días hábiles |
$12000 |
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Búsqueda manual por tomo |
10 días hábiles |
$12000 |
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Informes |
10 días hábiles |
$12000 |
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Anotación marginal |
$12000 |
Para el caso de expedición de Testimonios, al momento del retiro del mismo deberá abonarse el costo de Marbetes de Actuación Notarial y Foja de Actuación Notarial que han sido utilizados para su otorgamiento. Dicho costo podrá ser informado por personal de mesa de entrada una vez concluido el trámite, atento a estar supeditado a la cantidad de fojas que contenga la escritura requerida.
Importante
Se sugiere que al ingresar solicitudes de testimonios, copias y copias certificadas, verifique que los datos aportados (fecha, número de escritura, registro notarial, acto y partes de la mismas) sean los correctos.
Dicha verificación la puede hacer por medio de consulta, búsqueda por tomo, búsqueda por indice y solicitud de copia simple.
Al ingresar el pedido y no coincidir los datos aportados se procederá a rechazar el mismo, debiendo abonar una nueva tasa, con nueva nota y certificación de firma si corresponde.
Formas de pago
El Archivo de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones no recibe más pagos en efectivo, incluido las tasas por servicios prestados por el Archivo como las correspondientes al Tribunal.
- QR de cuentas bancarizadas y de billeteras virtuales
- Tarjeta de Débito Bancarizada
- No se aceptan transferencias (Salvo para los casos de Oficios Judiciales).
- No se acepta Efectivo
Solicitudes efectuadas por escribanos públicos
Los pedidos de servicios que ofrece este Archivo, pueden ser generados por los notarios de la provincia de Córdoba mediante la plataforma SIDANO.
En el caso de solicitar copias simples o certificadas mediante dicha página, las reproducciones se cargarán en formato PDF, con firma digital en caso de corresponder.
Las copias certificadas que se requieran para su posterior legalización y apostillado, de corresponder, sólo se expedirán en formato papel con firmas ológrafa y podrán retirarse únicamente de manera presencial por mesa de entrada.
En la plataforma encontrarán una guía de pautas que les servirá para conocer los requisitos y sugerencias para la generación de trámites.
Recepción de tomos
Recuerde que para el ingreso de tomos al Archivo deberá previamente gestionar un turno por la página web del Colegio de Escribanos, sección Archivo de Protocolos. Asimismo es necesaria la presentación de una nota cuyo modelo obra en dicho sitio web, cumpliendo los requisitos establecidos al efecto:
Concurrir el día del turno con “nota planilla de entrega” por duplicado. En caso de no presentarse el escribano titular del registro, se debe citar en la nota los datos personales de la persona autorizada para la entrega de los libros.
Requisitos
Protocolos:
• deben tener nota de apertura, nota de cierre e indice por año;
• si están encuadernados en Sección A y Sección B, se debe entregar el año completo de ambas secciones;
• la documentación agregada debe estar encuadernada.
Libros de Registro de Intervenciones:
• deben traer todos los libros que componen el año, con su respectiva nota de apertura y cierre;
• cada libro debe tener su nota de cierre.
Los tomos a depositar deberán ser correlativos. En caso de no tener algún tomo, ya sea por razones de extravío, secuestro del Poder Judicial o siniestro, deberá contar con la constancia pertinente, la que deberá adjuntarse a la “nota planilla de entrega” el día de la recepción. Sin la debida justificación, no se receptan Protocolos ni Libros de Registro de Intervenciones que no cuenten con la totalidad de los tomos correspondientes al año respectivo.
Para su admisión deben cumplirse todos los requisitos establecidos, SIN EXCEPCIÓN.
Solicitudes efectuadas por abogados
Los abogados pueden requerir a este Archivo la expedición de copias simples o certificadas de instrumentos públicos aquí depositados, así como búsquedas manuales por tomo o por índice.
En todos los casos, deberán presentar la solicitud en forma presencial, exhibiendo credencial (que acredite la vigencia de su matrícula), y con su sello profesional.
Respecto al pedido de copias simples o certificadas, deberá acompañar nota de pedido (cuyo modelo obra al final de esta página), consignando el objeto y el destino para el cual se requiere dicha reproducción. Si concurre a presentar un trámite un autorizado del letrado, su firma en nota solicitud deberá estar CERTIFICADA por escribano público.
Es requisito indispensable que el profesional dé acabado cumplimiento a lo regulado por el artículo 18 de la ley 5805 de la Provincia de Córdoba, el que en su parte pertinente reza: “En las solicitudes que formulen, los abogados harán constar su nombre, número de documento de identificación personal, matrícula profesional, copia simple del carnet profesional habilitante, domicilio, carátula del juicio, proceso o causa en que actúen, tribunal y secretaría o dependencia administrativa correspondiente. En caso de requerirse información para la iniciación de un proceso judicial, deberá aclararse este hecho y sólo podrá ser utilizada la información si se realiza la respectiva presentación judicial no pudiendo ser utilizada para otros fines,“
Si el profesional interviene en virtud del artículo 322 del Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia de Córdoba, deberá cumplimentar todos los requisitos que la normativa indica: “ …los pedidos de informes, expedientes, copias autenticadas y certificados ordenados en el juicio serán requeridos por medio de oficios firmados, sellados y diligenciados por aquél, con transcripción de la resolución que los ordene y del art. 320”.
Las solicitudes que no se correspondan con la normativa vigente, serán observados.
Solicitudes mediante oficio judicial
Conforme convenio suscripto con el Poder Judicial de la Provincia de Córdoba, los oficios judiciales deberán ser remitidos mediante la plataforma SAC (E-OFICIOS), o de manera presencial en este Archivo, con firma ológrafa y sello del juzgado interviniente.
Se recomienda, previo a la presentación de una solicitud, consultar en este Archivo si los tomos de Libros de Intervenciones o Protocolos Notariales según corresponda, relacionados al Notario autorizante, se encuentran aquí depositados. Para ello podrá enviar un correo electrónico o comunicarse telefónicamente en base a los datos de contacto que se aportarán más adelante.
En todas las solicitudes será necesaria la indicación del tipo de servicio requerido, y la individualización del número de Registro del escribano interviniente o sus nombres y apellidos completos, el carácter del instrumento (acta de certificación de firma o escritura pública), y la fecha del mismo o su número y año, con indicación de al menos una de las partes intervinientes, y el acto jurídico celebrado.
Informamos que conforme resolución de Junta Ejecutiva del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, con fecha quince de febrero del año dos mil veintitrés, se establece la EXENCIÓN del pago de tasas por servicios ofrecidos por este Archivo, cuando el proceso judicial que dé origen al libramiento del oficio sea proveniente de:
-Procesos judiciales con Beneficio de Litigar sin gastos (art, 140 del Código Procesal Civil y Comercial de Córdoba;
-Procesos laborales (Ley Laboral – art. 20 – Gratuidad);
-Procesos penales (Oficios librados por fiscales, jueces o camaristas;
-Causas por alimentos; y
-Procesos judiciales por Concursos o Quiebras.
Procedimiento mediante plataforma SAC
• Desde el Archivo se confirmará su recepción con un NÚMERO DE PEDIDO y se informará el COSTO DEL SERVICIO solicitado por el tribunal, salvo en los casos que corresponda exención del pago;
• El costo del servicio deberá ser abonado previamente al diligenciamiento del oficio por parte del Archivo.
Medios de pago habilitados:
-De manera presencial en Mesa de Entradas del Archivo de Protocolos (Julio A. Roca 1133)
-Depósito o transferencia a la cuenta:
BANCO DE CÓRDOBA SUCURSAL CATEDRAL CUIT 33528894629 -RAZÓN SOCIAL COLEGIO DE ESCRIBANOS
CUENTA Nº 90030039100 CC$
CBU 0200900501000030039109
ALIAS MARMOL.OGRO.ANCHO
Si el pago se hace vía bancaria se deberá enviar el comprobante a «archivo_oficiosjudiciales@escribanos.org.ar» y en Asunto colocar el NÚMERO DE PEDIDO, indicando en el cuerpo del correo los datos del titular de la cuenta desde donde se efectúa el pago (C.U.I.L./C.U.I.T y nombres y apellidos). • Acreditado el pago, se procederá al diligenciamiento del oficio.
Solicitudes mediante oficios de extraña jurisdicción
OPCIÓN PRESENCIAL Y EN FORMATO PAPEL
Para dependencias de extraña jurisdicción, será necesario el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley nacional 22.172, siendo la presentación del mismo de manera presencial aquí en este Archivo, por persona autorizada en la manda.
Se verificará que el oficio contenga firma ológrafa, sellos correspondientes, marca de agua la persona autorizada debiendo precisar todos los datos individualizantes de la escritura que se requiere (número, fecha, registro, partes y acto).
OPCIÓN DIGITAL
Para dependencia de extraña jurisdicción que hayan emitido los oficios digitales, el mismo deberá ser remitido a este archivo ÚNICAMENTE mediante la plataforma BUS JUSTICIA FEDERAL ARGENTINA, cuyos requisitos del trámite, procedencia, costos e instructivos se encuentran detallados y DISPONIBLES EN ESTE LINK
Se verificará que el oficio contenga la designación de persona a retirar el trámite, debiendo precisar todos los datos de la escritura que se requiere (número, fecha, registro, partes y acto). IMPORTANTE: En caso de solicitar testimonios, solo se expiden en papel y se entregan de manera presencial en este Archivo a quien resulte desigando en la manda.