El Archivo de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones de la Provincia de Córdoba, fue creado en el año 2008 y tiene la administración, guarda y custodia de instrumentos públicos otorgados por escribanos de la Provincia, a partir del año mil novecientos veinticinco, facultad que le fuera conferida por el estado provincial mediante Decreto número 1469/08.
El Archivo es público para: abogados, escribanos, procuradores, contadores, peritos designados por los jueces, agrimensores y martilleros; organismos públicos nacionales, provinciales y municipales; las partes de los actos y sus sucesores y aquellos que acrediten interés legítimo.
Respecto a actos de última voluntad y reconocimiento de hijos, como así los que se consideren reservados a criterio de la Dirección, éstos solo se exhibirán a sus otorgantes o representantes con facultades expresas. Previa acreditación del fallecimiento de los otorgantes, será público para sus sucesores y para quienes acrediten interés legítimo.

Servicios al público en general:

• Consultas en sala: Permite el acceso a una sala para la consulta de instrumentos públicos, debiendo cumplirse el reglamento que rige en la misma.
• Copia simple
• Copia certificada: Por medio de estos servicios se obtienen reproducciones de los instrumentos públicos aquí depositados y de la documentación agregada a los mismos (en este último caso en carácter de copia simple).

• Testimonios: Son documentos del carácter establecido por el artículo 299 del Código Civil y Comercial de la Nación. Podrán solicitarse segundos o ulteriores testimonios en aplicación del artículo 308 del citado Código y del Convenio marco celebrado con la Provincia de Córdoba. Su retiro se debe realizar de manera presencial por mesa de entradas.
• Búsqueda por índice.
• Búsqueda manual por tomo: En caso de no conocerse los datos individualizantes de las actas o escrituras públicas requeridas, podrá solicitarse una búsqueda manual por tomo o búsqueda por índice para que miembros del Archivo realicen una búsqueda exhaustiva en los tomos depositados, en base a parámetros aportados por el solicitante. Respecto al último caso, su diligenciamiento estará supeditado a la existencia de índice en el tomo respectivo.

• Informes: Se realizan en relación a si se encuentran aquí depositados Libros o Protocolos notariales.

Para el caso de expedición de Testimonios, al momento del retiro del mismo deberá abonarse el costo de Marbetes de Actuación Notarial y Foja de Actuación Notarial que han sido utilizados para su otorgamiento. Dicho costo podrá ser informado por personal de mesa de entrada una vez concluido el trámite, atento a estar supeditado a la cantidad de fojas que contenga la escritura requerida.

Información importante

Se sugiere que al ingresar solicitudes de testimonios, copias y copias certificadas, verifique que los datos aportados (fecha, número de escritura, registro notarial, acto y partes de la mismas) sean los correctos.
Dicha verificación la puede hacer por medio de consulta, búsqueda por tomo, búsqueda por indice y solicitud de copia simple.
Al ingresar el pedido y no coincidir los datos aportados se procederá a rechazar el mismo, debiendo abonar una nueva tasa, con nueva nota y certificación de firma si corresponde.

Solicitudes efectuadas por escribanos públicos. 

Los pedidos de servicios que ofrece este Archivo, pueden ser generados por los notarios de la provincia de Córdoba mediante la plataforma SIDANO.
En el caso de solicitar copias simples o certificadas mediante dicha página, las reproducciones se cargarán en formato PDF, con firma digital en caso de corresponder.
Las copias certificadas que se requieran para su posterior legalización y apostillado, de corresponder, deberán ser solicitadas únicamente de manera presencial, por mesa de entrada.
En la plataforma encontrarán una guía de pautas que les servirá para conocer los requisitos y sugerencias para la generación de trámites.

• RECEPCIÓN DE TOMOS

Recuerde que para el ingreso de tomos al Archivo deberá previamente gestionar un turno por la página web del Colegio de Escribanos, sección Archivo de Protocolos. Asimismo es necesaria la presentación de una nota cuyo modelo obra en dicho sitio web, cumpliendo los requisitos establecidos al efecto:
Concurrir el día del turno con “nota planilla de entrega” por duplicado. En caso de no presentarse el escribano titular del registro, se debe citar en la nota los datos personales de la persona autorizada para la entrega de los libros.

REQUISITOS
Protocolos:
• deben tener nota de apertura, nota de cierre e indice por año;
• si están encuadernados en Sección A y Sección B, se debe entregar el año completo de ambas secciones;
• la documentación agregada debe estar encuadernada.

Libros de Registro de Intervenciones:
• deben traer todos los libros que componen el año, con su respectiva nota de apertura y cierre;
• cada libro debe tener su nota de cierre.

Los tomos a depositar deberán ser correlativos. En caso de no tener algún tomo, ya sea por razones de extravío, secuestro del Poder Judicial o siniestro, deberá contar con la constancia pertinente, la que deberá adjuntarse a la “nota planilla de entrega” el día de la recepción. Sin la debida justificación, no se receptan Protocolos ni Libros de Registro de Intervenciones que no cuenten con la totalidad de los tomos correspondientes al año respectivo.

Para su admisión deben cumplirse todos los requisitos establecidos, SIN EXCEPCIÓN.

Solicitudes efectuadas por abogados

Los abogados pueden requerir a este Archivo la expedición de copias simples o certificadas de instrumentos públicos aquí depositados, así como búsquedas manuales por tomo o por índice.

En todos los casos, deberán presentar la solicitud en forma presencial, exhibiendo credencial (que acredite la vigencia de su matrícula), y con su sello profesional.
Respecto al pedido de copias simples o certificadas, deberá acompañar nota de pedido (cuyo modelo obra al final de esta página), consignando el objeto y el destino para el cual se requiere dicha reproducción. Si concurre a presentar un trámite un autorizado del letrado, su firma en nota solicitud deberá estar CERTIFICADA por escribano público.
Es requisito indispensable que el profesional dé acabado cumplimiento a lo regulado por el artículo 18 de la ley 5805 de la Provincia de Córdoba, el que en su parte pertinente reza: “En las solicitudes que formulen, los abogados harán constar su nombre, número de documento de identificación personal, matrícula profesional, copia simple del carnet profesional habilitante, domicilio, carátula del juicio, proceso o causa en que actúen, tribunal y secretaría o dependencia administrativa correspondiente. En caso de requerirse información para la iniciación de un proceso judicial, deberá aclararse este hecho y sólo podrá ser utilizada la información si se realiza la respectiva presentación judicial no pudiendo ser utilizada para otros fines,“

Si el profesional interviene en virtud del artículo 322 del Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia de Córdoba, deberá cumplimentar todos los requisitos que la normativa indica: “ …los pedidos de informes, expedientes, copias autenticadas y certificados ordenados en el juicio serán requeridos por medio de oficios firmados, sellados y diligenciados por aquél, con transcripción de la resolución que los ordene y del art. 320”.

Las solicitudes que no se correspondan con la normativa vigente, serán observados.

Solicitudes mediante oficio judicial

Conforme convenio suscripto con el Poder Judicial de la Provincia de Córdoba, los oficios judiciales deberán ser remitidos mediante la plataforma SAC (E-OFICIOS), o de manera presencial en este Archivo, con firma ológrafa y sello del juzgado interviniente.
Se recomienda, previo a la presentación de una solicitud, consultar en este Archivo si los tomos de Libros de Intervenciones o Protocolos Notariales según corresponda, relacionados al Notario autorizante, se encuentran aquí depositados. Para ello podrá enviar un correo electrónico o comunicarse telefónicamente en base a los datos de contacto que se aportarán más adelante.

En todas las solicitudes será necesaria la indicación del tipo de servicio requerido, y la individualización del número de Registro del escribano interviniente o sus nombres y apellidos completos, el carácter del instrumento (acta de certificación de firma o escritura pública), y la fecha del mismo o su número y año, con indicación de al menos una de las partes intervinientes, y el acto jurídico celebrado.
Informamos que conforme resolución de Junta Ejecutiva del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, con fecha quince de febrero del año dos mil veintitrés, se establece la EXENCIÓN del pago de tasas por servicios ofrecidos por este Archivo, cuando el proceso judicial que dé origen al libramiento del oficio sea proveniente de:
-Procesos judiciales con Beneficio de Litigar sin gastos (art, 140 del Código Procesal Civil y Comercial de Córdoba;
-Procesos laborales (Ley Laboral – art. 20 – Gratuidad);
-Procesos penales (Oficios librados por fiscales, jueces o camaristas;
-Causas por alimentos; y
-Procesos judiciales por Concursos o Quiebras.
Procedimiento mediante plataforma SAC
• Desde el Archivo se confirmará su recepción con un NÚMERO DE PEDIDO y se informará el COSTO DEL SERVICIO solicitado por el tribunal, salvo en los casos que corresponda exención del pago;
• El costo del servicio deberá ser abonado previamente al diligenciamiento del oficio por parte del Archivo.
Medios de pago habilitados:
-De manera presencial en Mesa de Entradas del Archivo de Protocolos (Julio A. Roca 1133)
-Depósito o transferencia a la cuenta:
BANCO DE CÓRDOBA SUCURSAL CATEDRAL CUIT 33528894629 -RAZÓN SOCIAL COLEGIO DE ESCRIBANOS
CUENTA Nº 90030039100 CC$
CBU 0200900501000030039109
ALIAS MARMOL.OGRO.ANCHO
Si el pago se hace vía bancaria se deberá enviar el comprobante a «archivo_oficiosjudiciales@escribanos.org.ar» y en Asunto colocar el NÚMERO DE PEDIDO, indicando en el cuerpo del correo los datos del titular de la cuenta desde donde se efectúa el pago (C.U.I.L./C.U.I.T y nombres y apellidos). • Acreditado el pago, se procederá al diligenciamiento del oficio.

Solicitudes mediante oficios de extraña jurisdicción. 

Para dependencias de extraña jurisdicción, será necesario el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley nacional 22.172, siendo la presentación del mismo de manera presencial aquí en este Archivo, por persona autorizada en la manda.
Se verificará que el oficio contenga firma ológrafa, sellos correspondientes, y marca de agua.

DATOS DE CONTACTO
Correo electrónico: arch_protocolos@escribanos.org.ar – archivo_oficiosjudiciales@escribanos.org.ar
Teléfonos: 4475902/3/4/5
Whatsapp: 3517501589 (sólo mensajes)

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