Reglamento para la utilización de papelería notarial en formato A4
Proyecto de reglamentación del H.C.D. para la utilización de papelería notarial en formato A4
VISTO:
-La resolución tomada por este Honorable Consejo Directivo en fecha 09 de abril de 2018 en expediente administrativo “123-49650-Papelería Notarial en Formato A4”, que aprobara la utilización del formato “A4” en la distinta papelería de uso notarial;
Y CONSIDERANDO:
1. Que en sesión de fecha 10 de junio de 2019 se postergó por primera vez la decisión de la implementación en el uso de ésta papelería y en sesión de fecha 26 de agosto de 2019 se resolvió aprobar nuevamente la propuesta de utilización del formato A4 para la papelería notarial, estableciendo como comienzo de su implementación el mes de enero del año 2021;
2. Que en sesión de fecha 25 de noviembre de 2019 se resuelve aprobar la compra de Papelería Notarial en formato A4 conforme el presupuesto presentado por Grafica Latina;
3. Que en sesión de fecha 16 de noviembre de 2020, de carácter virtual por “Google meet”, se resuelve prorrogar hasta el 01 de enero de 2022 la fecha de inicio en la venta y en el uso de papelería notarial en formato A4;
4.Que históricamente, conforme legislación y normativa vigente, ha sido este Honorable Consejo Directivo quien ha reglamentado en forma integral no sólo el formato de la distinta papelería de uso notarial, sino su implementación concreta y la forma de su utilización práctica. A modo de ejemplo, en resolución de fecha 05 de agosto de 1969 se dispuso que el formato de la papelería notarial a utilizar sería de 220 milímetros de ancho por 320 milímetros de alto, contendría 25 renglones de 10 milímetros de alto y 150 milímetros de ancho, con un margen en la parte superior de 60 milímetros y en la inferior de 20 milímetros, a la izquierda un margen de 52 milímetros y a la derecha de 15 milímetros, además de otras características materiales y medidas de seguridad a adoptar. Actualmente, el formato tradicional posee las medidas generales de 21.6 centímetros de ancho por 32.5 centímetros de largo, con 25 renglones por carilla;
5.Que el artículo 43 de la ley 4183 dispone que “las escrituras públicas se extenderán en cuadernos de papel de diez folios cada uno, con sello y timbre especial para protocolo, cuyas medidas y membrete, formato y demás características serán establecidos por el Colegio de Escribanos…”, debiendo ser, los cuadernillos de protocolo, sellados y rubricados por el Presidente o vocal del Tribunal de Disciplina Notarial (art. 44 ley 4183).Que iguales facultades tiene el Colegio de Escribanos, respecto de las denominadas Fojas de Actuación Notarial en soporte papel, conforme interpretación armónica e integradora de la propia ley provincial 4183 y su decreto reglamentario;
6.Que la mayoría de los Colegios de Escribanos del país se encuentran actualmente utilizando documentación notarial en formato A4, constituyendo además un formato estandarizado en el tráfico diario y, por ende, de fácil adaptación;
7.Que debe no obstante lo expuesto, contemplarse un prudencial período de coexistencia entre ambos formatos de documentación notarial, no sólo para permitir una gradual adaptación en su utilización por parte de los colegas notarios de la Provincia, sino para posibilitar la integral utilización de toda la papelería notarial actualmente existente, tanto en poder del Colegio como de los colegas notarios, en el formato tradicional, evitando también perjuicios económicos, particularmente en los tiempos que corren, en un gesto concreto de empatía y acompañamiento para con el Notariado todo;
8. Que al mismo tiempo, debe reglamentarse la forma de cumplimiento de las obligaciones de encuadernación establecidas en el art. 47 de la ley provincial 4183;
9. Que se estima igualmente pertinente adelantar unos días la implementación de la venta y utilización de papelería notarial en formato A4, aumentando el período de coexistencia y, por ende, la adaptación en el uso del nuevo formato.
Por todo ello, se dispone:
Primero: A partir del próximo día quince de noviembre del corriente año dos mil veintiuno comenzarán a venderse por parte del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, hojas de Protocolo Notarial y hojas de Actuación Notarial en formato “A4”, pudiendo ser utilizadas inmediatamente por los colegas notarios de la Provincia en los términos de la normativa vigente.
Segundo: Las hojas de Protocolo Notarial, en formato “A4”, tendrá veinticinco (25) renglones Facúltase a Junta Ejecutiva para fijar las restantes características de individualización de cada hoja de Protocolo Notarial, así como las medidas de seguridad a incorporar, en acuerdo con Grafica Latina, empresa proveedora del material. Conforme lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley Provincial 4183, previo a su utilización, deberán ser rubricadas por el Presidente o un vocal del Tribunal de Disciplina Notarial.
Tercero: Respecto de las hojas de Actuación Notarial, en formato “A4”, se faculta tambien a la Junta Ejecutiva para fijar las características de individualización de cada hoja de Actuación Notarial, así como las medidas de seguridad a incorporar, en acuerdo con Grafica Latina, empresa proveedora del material.-
Cuarto: Los notarios que posean actualmente las tradicionales hojas de Protocolo Notarial en formato “21.6-32.5”, previo a la utilización de hojas de Protocolo Notarial en formato “A4”, deberán agotar, en su trabajo diario y en forma integral, el stock de hojas de Protocolo Notarial en formato tradicional que posean en sus escribanías. Para el caso de tener que autorizar un acto notarial que requiera, por su extensión, la utilización de hojas de Protocolo Notarial en formato tradicional y hojas de Protocolo Notarial en formato “A4”, se deberán inutilizar las hojas en blanco existentes en formato tradicional, debiendo imprimirse el acto íntegramente en hojas de Protocolo Notarial en formato “A4”.
Comenzadas a utilizarse las hojas de Protocolo Notarial en formato “A4”, habrá prohibición expresa de utilizar nuevamente hojas de Protocolo Notarial en formato tradicional.
Quinto: A los efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo precedente y en lo que se establece en el artículo Octavo de ésta reglamentación, los notarios que hubieren ejercido la opción acordada por el artículo 42 de la ley provincial 4183, podrán iniciar la utilización de hojas de Protocolo Notarial, indistintamente en la sección “A” o en la sección “B”, o simultáneamente en ambas secciones.
Sexto: Hasta el agotamiento total del stock actualmente existente, el Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba continuará vendiendo hojas de Protocolo Notarial en formato tradicional, únicamente a los notarios que todavía no hayan adquirido hojas de Protocolo Notarial en formato “A4”, con la aclaración establecida en el precedente artículo Quinto.
Séptimo: Respecto de las hojas de Actuación Notarial en formato tradicional, el Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba continuará vendiéndolas simultáneamente con las hojas de Actuación Notarial en formato “A4”, hasta el agotamiento del stock actualmente existente. Los notarios de la Provincia estarán facultados para la utilización indistinta de ambos formatos de hojas de Actuación Notarial.
Octavo: A los efectos de la encuadernación: A.) Como norma general, deberán encuadernarse por separado los cuadernillos de hojas de Protocolo Notarial conforme su formato. B.) Excepcionalmente y en los supuestos que por cuestiones técnicas de encuadernación no resultare posible ejecutar las tareas indicadas en el punto anterior, queda expresamente facultada la Junta Ejecutiva a determinar la frma de encuadernación.
Noveno: Facúltase a Junta Ejecutiva del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba para decidir las restantes cuestiones de forma vinculadas con la implementación de ésta reglamentación, de manera tal que permitan su aplicación en forma gradual, en coexistencia con el formato tradicional y con la menor alteración posible en el trabajo diario en cada escribanía de la Provincia.
Décimo: Facúltase a Junta Ejecutiva del Colegio de Escribanos de la Provincia de Cordoba, a fijar la fecha de inicio de la venta y simultánea utilización de las hojas y Libros de Registro de Intervenciones.
Décimo Primero: Dispónese que por Junta Ejecutiva, se confeccionen y provean las plantillas y demás ajustes necesarios para adaptar la configuración de la página de los respectivos procesadores de textos. Junta Ejecutiva queda igualmente facultada para realizar y circularizar los instructivos y tutoriales necesarios para una ágil, práctica y sencilla implementación de lo dispuesto en la presente.
Córdoba, 25 de octubre de 2021.-
